Ein sauberes Rollenmodell schützt Systeme, vereinfacht Abläufe und dokumentiert Verantwortlichkeiten. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Rollen entwerfen, Berechtigungen zuweisen und Freigaben (Vier-Augen-Prinzip) einführen.
Role-Based Access Control (RBAC) ordnet Berechtigungen nicht einzelnen Personen, sondern Rollen zu (z. B. „Front Office“, „Housekeeping“, „Technik“, „Management“). Benutzer erhalten eine oder mehrere Rollen. So bleiben Rechte konsistent, Änderungen sind zentral steuerbar, und Audits werden einfacher.
Starten Sie mit Aufgaben, nicht mit Personen. Welche Tätigkeiten gibt es im Alltag? (Buchungen anlegen, Angebote pflegen, Gutscheine freigeben, Schlüssel widerrufen, Regeln ändern …) Gruppieren Sie diese Tätigkeiten zu logischen Rollen. Vermeiden Sie „Superrollen“, die alles können.
In den Einstellungen „Benutzer & Rollen“ ordnen Sie pro Rolle Module (Booyage, SmartKey, SmartRoom, SmartGuest, Integrationen) und Aktionstypen zu (Lesen, Erstellen, Bearbeiten, Freigeben, Löschen, Exportieren).
Für Änderungen mit Risiko (z. B. Preisänderungen, große Gutscheinkontingente, Rechteausweitung, Massenaussendungen) aktivieren Sie Freigaben. Eine Person bereitet vor, eine andere gibt frei. Der Audit-Trail zeichnet beide Schritte nach.
Neue Mitarbeitende erhalten eine Startrolle (z. B. „Front Office“). Legen Sie ein Onboarding-Checkblatt an (Login, 2FA, Schulung, Testfälle). Beim Offboarding: Nutzer deaktivieren, aktive Sitzungen beenden, Schlüssel widerrufen.
Planen Sie vierteljährliche Access Reviews: Rollenbestand, zugewiesene Benutzer, Ausnahmen, temporäre Rechte. Exportieren Sie die Liste und dokumentieren Sie Abweichungen mit Maßnahmen.