1) Key-Vorlagen erstellen
Gehen Sie zu SmartKey → Vorlagen. Eine Vorlage definiert Design + Rechte-Logik.
Legen Sie zunächst eine Gäste-Vorlage an (Zimmerzutritt + Haupteingang).
Design
- Logo (SVG/PNG), Hotelname
- Farbe (Brand), Kontrast-Check
- Feldreihenfolge (Name, Zimmer, Datum)
Rechte-Logik
- Rollen: Gast / Housekeeping / Admin
- Zeitfenster: Anreise → Abreise
- Zonen: Zimmer, Eingang, Aufzug
Privacy by default: Nur notwendige Felder auf den Pass,
keine sensiblen Zusatzinfos.
2) Rollen & Zeitfenster
Rollen legen fest, welche Türen und wann sie genutzt werden dürfen.
Gäste erhalten i. d. R. Zimmer + Haupteingang + Aufzug für den gebuchten Zeitraum.
- Gast: Zimmer/Zonen laut Buchung, Anreise-/Abreisezeit
- Housekeeping: Tagesfenster, Stockwerkszonen, Logging
- Technik/Admin: Vollzugriff, 2-Faktor, extra Audit
Tipp: Nutzen Sie Rollen-Vorlagen, um Rechtesets wiederverwendbar zu machen.
3) Versand: E-Mail/SMS & Trigger
Wallet-Keys werden per Link verschickt. Standard-Trigger ist der Check-in-Zeitpunkt
(PMS-Sync) oder X Stunden davor. Links sind einmalig & zeitlich begrenzt.
E-Mail
- Absender & DMARC korrekt
- Mobil-optimiertes Template
- Kurze Anleitung + Supporthinweis
SMS
- Kurzlink, keine Sonderzeichen
- Fallback-Link auf Hilfeartikel
Onboardingflow: Mail + SMS parallel steigert die Einlösequote deutlich.
4) Einlösen & Geräte
Gäste öffnen den Link und fügen den Pass in Apple/Google Wallet hinzu. An Türen genügt „hinhalten“.
Der Pass aktualisiert sich serverseitig (z. B. Zimmerwechsel).
- Apple Wallet (iOS 12+), Google Wallet (Android 9+)
- NFC-Leser oder QR-Fallback an Türen
- Offline-Fall: temporäre Caches, spätere Syncs
5) Fallbacks: Karte & Notfall
Für Geräte ohne Wallet oder bei Problemen sollten NFC-Karten oder
Einmal-Codes bereitstehen. Dokumentieren Sie den Prozess für Nachtpersonal.
- Manuelle Kartenkodierung am Terminal
- Einmal-QR/-Code mit kurzen Zeitfenstern
- Notfall-Hotline intern
6) Sicherheit & Audit
Jeder Zutritt wird geloggt (Zeit, Zone, Pass-ID). Widerruf deaktiviert den Pass sofort.
Für Admin-Rollen empfehlen wir 2-Faktor-Freigaben.
- Audit-Export (CSV/PDF) je Zeitraum
- Alarme bei ungewöhnlichen Mustern
- Rechtsgrundlagen/Datenschutz im Trust-Center
7) Betrieb & Schulung
Schulen Sie Front Office und Nachtteam: Versandstatus prüfen, Pass widerrufen,
Fallbacks starten, Supporthinweise geben. Ein zweiseitiges „Cheat Sheet“ hilft enorm.
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